Πολιτική Απορρήτου
ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗΣ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
1. ΣΚΟΠΟΣ
Η εταιρεία ΟΡΜΠΙΤ ΤΑΧΥΜΕΤΑΦΟΡΕΣ A.E έχει εκπονήσει την παρακάτω Π.Δ.Α.Τ.Υ. με σκοπό την :
Α. Διασφάλιση της προστασίας του Απορρήτου των μεταφερομένων ταχ. αντικειμένων.
Β. Την ασφάλεια των διακινουμένων αποστολών και
Γ. Την διασφάλιση της εχεμύθειας των εμπλεκομένων στις λειτουργίες για την παροχή των υπηρεσιών.
Για τον σκοπό αυτό η ΟΡΜΠΙΤ ΤΑΧΥΜΕΤΑΦΟΡΕΣ επιλέγει και εκπαιδεύει το προσωπικό και χρησιμοποιεί τα πλέον σύγχρονα συστήματα μηχανοργάνωσης και ασφάλειας, για την παρακολούθηση των ταχυδρομικών αντικειμένων σε κάθε σημείο της διαδρομής τους ,σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα , όπως αυτά ακολουθούνται από την FEDEX που αντιπροσωπεύεται στην Ελλάδα από την εταιρεία μας.
Η ΟΡΜΠΙΤ ΤΑΧΥΜΕΤΑΦΟΡΕΣ Α.Ε κατά την λειτουργία της εφαρμόζει τακτικές δοκιμασμένες διεθνώς και όπως αυτές καθαρίζονται από τις διαδικασίες λειτουργίας της FEDEX.
Με την συνεχή ηλεκτρονική παρακολούθηση των αποστολών (scanning) και τις συνθήκες ασφάλειας (σφράγιση) των οχημάτων ,διασφαλίζονται συνθήκες αποτρεπτικές για οποιαδήποτε παραβίαση.
2. ΑΣΦΑΛΕΙΑ
2.1 ΠΑΡΑΛΑΒΗ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ( Διαδικασία Παραδόσεων /Παραλαβών ΔΔΠ008 )
Κατά την παραλαβή των αποστολών οι Κουριερ αφού επιβεβαιώσουν το περιεχόμενο και τα φορτωτικά έγγραφα ( κατά δήλωση του αποστολέα ) , σφραγίζουν την συσκευασία και μεταφέρουν το ταχ. αντικείμενο πίσω στον Σταθμό.
Το όχημα παραμένει πάντα σφραγισμένο κατά την επιστροφή. Τα αντικείμενα εκεί συσκευάζονται κατάλληλα και μεταφέρονται πάντα με σφραγισμένα οχήματα στο Αεροδρόμιο προς Εξαγωγή. Αντίστοιχα τα εισερχόμενα φορτία , υπόκεινται σε διαλογή σε δρομολόγια και κατανομή κατά περιοχές και Ταχ. κωδικούς. Στην συνέχεια οι Κουριερ πραγματοποιούν την διανομή σύμφωνα με τις συμβατικές υποχρεώσεις της Εταιρείας προς τους Πελάτες.
Σε περίπτωση άγνωστου Αποστολέα , το περιεχόμενο επιβεβαιώνεται και στην συνέχεια η αποστολή σφραγίζεται προς μεταφορά και επίδοση.
Σε κάθε σημείο εισαγωγής, διαλογής, επίδοσης , παραλαβής , εξαγωγής κλπ , η κάθε αποστολή αναγνωρίζεται από τους φερόμενους γραμμωτούς κώδικες.
Αυτή η διαδικασία διευκολύνει την ιχνηλασιμοτητα και την παρακολούθηση των αποστολών σε όλα τα στάδια των διαδικασιών. Επίσης κατά τον ίδιο τρόπο διασφαλίζεται η πορεία των αποστολών προς τον τελικό παραλήπτη, με μια σειρά αναφορών συμμόρφωσης , που μπορούν να εντοπίσουν μη συμμορφώσεις και να επιφέρουν ανάλογα διορθωτικά μέτρα. Στα παραπάνω αποτρεπτικά μέτρα , πρέπει επίσης να αναφέρουμε την προσεκτική επιλογή του προσωπικού (Διαδικασία Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού ΔΔΠ001 ) και την διαρκή ενημέρωση για το Απαραβίαστο του Απορρήτου , του οποίου οι Ταχυδρομικές Επιχειρήσεις είναι Θεματοφύλακες.
2.2 ΕΠΙΚΙΝΔΥΝΑ ΥΛΙΚΑ / ΑΡΣΗ ΤΟΥ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ
Η ΟΡΜΠΙΤ Ταχυμεταφορές Α.Ε δεν αναλαμβάνει την μεταφορά επικίνδυνων υλικών και απαγορευμένων ουσιών. Ο Διευθυντής του τμήματος εξαγωγών είναι επιφορτισμένος με την Διασφάλιση του Δικτύου της Εταιρείας από την εισαγωγή τέτοιων ταχ. αντικειμένων.
Σε περίπτωση Έκτακτης Ανάγκης όπου φέρονται να απειλούνται η Δημόσια Υγεία & Ασφάλεια , τα μέτρα Ασφαλείας και οι έλεγχοι στα απεσταλμένα ταχ. αντικείμενα ενισχύονται με σκοπό την προστασία του Δημοσίου συμφέροντος αλλά και της Υγείας & Ασφάλειας του προσωπικού.
Α. Η παραλαβή ταχυδρομικών αντικειμένων από άγνωστους χρήστες γίνεται κατόπιν ελέγχου των στοιχείων ταυτότητας και αναγραφή των στοιχείων στην Φορτωτική Αεροπορικής Μεταφοράς.
Β. Δεν διακινούνται σε καμία περίπτωση ταχυδρομικά αντικείμενα χωρίς πλήρη στοιχεία του αποστολέα.
Γ. Τα ταχυδρομικά αντικείμενα που παραλαμβάνονται από αγνώστους ή για πρώτη φορά χρήστες των υπηρεσιών της εταιρείας ,υποχρεούνται να προσκομίζονται ανοικτά προς έλεγχο.
Δ. Άρνηση του ελέγχου η της Ταυτοπροσωπίας του Αποστολέα/Κομιστή μπορεί να επιφέρει την άρνηση της Εταιρείας να διαχειριστεί την αποστολή.
Η ΟΡΜΠΙΤ ΤΑΧΥΜΕΤΑΦΟΡΕΣ Α.Ε λαμβάνει μέτρα ούτως ώστε το προσωπικό που είναι εξουσιοδοτημένο να παραλαμβάνει και να παραδίδει ταχυδρομικά αντικείμενα στο κοινό , είτε εποχούμενο (COURIERS) είτε στα σημεία υποδοχής, να είναι εκπαιδευμένο και ενημερωμένο στα θέματα απορρήτου και τις υποχρεώσεις της εταιρείας προς το κοινό και τα δικαιώματα του πολίτη.
Λαμβάνονται επίσης μέτρα για τον περιορισμό της πρόσβασης στα σημεία εναπόθεσης και διαλογής ταχυδρομικών αντικείμενων μόνο στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό.
Αναλυτικότερα η χώροι Παράδοσης & Παραλαβής , Διαλογής & Αποθήκευσης παρακολουθούνται και καταγράφονται από σύγχρονα συστήματα.
Η πρόσβαση στους χώρους αυτούς από το προσωπικό , διαβαθμίζεται ανάλογα με την περιγραφή Εργασίας του εργαζομένου. Κατάλληλα μέτρα φωτισμού των εξωτερικών χώρων και έγκαιρης προειδοποίησης μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης έχουν εγκατασταθεί , για την προστασία των εγκαταστάσεων και των Ταχ . Αντικειμένων. ( Διαδικασία Ασφαλείας ΔΔΠ007 )
Όλα τα παραπάνω γίνονται, πάντα με γνώμονα την εξυπηρέτηση του Πολίτη, ώστε να αποφεύγεται κάθε περιττή ταλαιπωρία, αλλά και να διασφαλίζεται η απρόσκοπτη πρόσβαση στις Ταχυδρομικές Υπηρεσίες.
Σε κάθε περίπτωση κατά την εφαρμογή περιοριστικών μέτρων ( π.χ Σε κατάσταση Εκτάκτου Ανάγκης ) διασφαλίζεται και εφαρμόζεται η Αρχή της Αναλογικότητας.
Επίσης έλεγχοι στο περιεχόμενο των εισερχομένων στη χώρα δεμάτων , είναι δυνατοί μόνον , κατ’ εντολή και επιτόπου παρουσία των αρμοδίων Αρχών , όπως Τελωνείο , Αστυνομία κ.λ.π. Ο δειγματοληπτικός Τελωνειακός έλεγχος γίνεται κατ’ εφαρμογή του Εθνικού & Κοινοτικού Τελωνειακού Κώδικα.
3. ΕΧΕΜΥΘΕΙΑ
Οι εργαζόμενοι της ΟΡΜΠΙΤ Α.Ε δεσμεύονται ( Διαδικασία Διαχείρισης Ανθρωπίνων Πόρων ΔΔΠ001 ) να τηρούν τα κάτωθι με σκοπό την διαφύλαξη του Απορρήτου των Επικοινωνιών.
1. Το περιεχόμενο και τον τρόπο αποστολής των ταχυδρομικών αντικειμένων.
2. Τα στοιχεία Αποστολέα και Παραλήπτη των ταχυδρομικών αντικείμενων.
3. Τα στοιχεία προσώπων που πραγματοποίησαν συναλλαγή με την ταχυδρομική επιχείρηση.
4.. Το γεγονός αποστολής ή παραλαβής ενός ταχυδρομικού αντικειμένου.
5. Τον τρόπο αποστολής.
6. Τις ταχυδρομικές σχέσεις προσώπων ή επιχειρήσεων.
7. Απαγορεύεται η παράνομη ιδιοποίηση ταχυδρομικού αντικειμένου.
8. Απαγορεύεται η αποσφράγιση ταχυδρομικών αντικειμένου παρά μόνον κατόπιν απαίτησης των αρμόδιων αρχών. Βλ. Τελωνείο κλπ.
9. Απαγορεύεται η ανάγνωση επιστολής που εμπεριέχεται σε ταχ. αντικείμενο.
10. Απαγορεύεται η παροχή πληροφοριών αναφορικά με τα στοιχεία του ταχ. αντικειμένου (αποστολέα, παραλήπτη, χρόνο αποστολής κ.λ.π)
Τα παραπάνω στοιχεία δεν πρέπει να ανακοινώνονται ούτε σε προσωπικό της Εταιρίας που λόγω θέσης δεν χρειάζεται να έχει πρόσβαση σε αυτού του είδους τις πληροφορίες.
Η ΟΡΜΠΙΤ Ταχυμεταφορές Α.Ε διασφαλίζει έτσι το επαγγελματικό και προσωπικό απόρρητο των συναλλασσόμενων πολιτών και επιχειρήσεων.
Προστατεύει επίσης στο βαθμό που της αναλογεί την Δημόσια Ασφάλεια και την ασφάλεια των μεταφορών.
Η Διοίκηση και το Ανθρώπινο Δυναμικό της Εταιρίας είναι δεσμευμένο στη τήρηση και ενδυνάμωση της παραπάνω Πολιτικής Διασφάλισης του Απορρήτου των Ταχυδρομικών Υπηρεσιών.
1. ΣΚΟΠΟΣ
Η εταιρεία ΟΡΜΠΙΤ ΤΑΧΥΜΕΤΑΦΟΡΕΣ A.E έχει εκπονήσει την παρακάτω Π.Δ.Α.Τ.Υ. με σκοπό την :
Α. Διασφάλιση της προστασίας του Απορρήτου των μεταφερομένων ταχ. αντικειμένων.
Β. Την ασφάλεια των διακινουμένων αποστολών και
Γ. Την διασφάλιση της εχεμύθειας των εμπλεκομένων στις λειτουργίες για την παροχή των υπηρεσιών.
Για τον σκοπό αυτό η ΟΡΜΠΙΤ ΤΑΧΥΜΕΤΑΦΟΡΕΣ επιλέγει και εκπαιδεύει το προσωπικό και χρησιμοποιεί τα πλέον σύγχρονα συστήματα μηχανοργάνωσης και ασφάλειας, για την παρακολούθηση των ταχυδρομικών αντικειμένων σε κάθε σημείο της διαδρομής τους ,σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα , όπως αυτά ακολουθούνται από την FEDEX που αντιπροσωπεύεται στην Ελλάδα από την εταιρεία μας.
Η ΟΡΜΠΙΤ ΤΑΧΥΜΕΤΑΦΟΡΕΣ Α.Ε κατά την λειτουργία της εφαρμόζει τακτικές δοκιμασμένες διεθνώς και όπως αυτές καθαρίζονται από τις διαδικασίες λειτουργίας της FEDEX.
Με την συνεχή ηλεκτρονική παρακολούθηση των αποστολών (scanning) και τις συνθήκες ασφάλειας (σφράγιση) των οχημάτων ,διασφαλίζονται συνθήκες αποτρεπτικές για οποιαδήποτε παραβίαση.
2. ΑΣΦΑΛΕΙΑ
2.1 ΠΑΡΑΛΑΒΗ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ( Διαδικασία Παραδόσεων /Παραλαβών ΔΔΠ008 )
Κατά την παραλαβή των αποστολών οι Κουριερ αφού επιβεβαιώσουν το περιεχόμενο και τα φορτωτικά έγγραφα ( κατά δήλωση του αποστολέα ) , σφραγίζουν την συσκευασία και μεταφέρουν το ταχ. αντικείμενο πίσω στον Σταθμό.
Το όχημα παραμένει πάντα σφραγισμένο κατά την επιστροφή. Τα αντικείμενα εκεί συσκευάζονται κατάλληλα και μεταφέρονται πάντα με σφραγισμένα οχήματα στο Αεροδρόμιο προς Εξαγωγή. Αντίστοιχα τα εισερχόμενα φορτία , υπόκεινται σε διαλογή σε δρομολόγια και κατανομή κατά περιοχές και Ταχ. κωδικούς. Στην συνέχεια οι Κουριερ πραγματοποιούν την διανομή σύμφωνα με τις συμβατικές υποχρεώσεις της Εταιρείας προς τους Πελάτες.
Σε περίπτωση άγνωστου Αποστολέα , το περιεχόμενο επιβεβαιώνεται και στην συνέχεια η αποστολή σφραγίζεται προς μεταφορά και επίδοση.
Σε κάθε σημείο εισαγωγής, διαλογής, επίδοσης , παραλαβής , εξαγωγής κλπ , η κάθε αποστολή αναγνωρίζεται από τους φερόμενους γραμμωτούς κώδικες.
Αυτή η διαδικασία διευκολύνει την ιχνηλασιμοτητα και την παρακολούθηση των αποστολών σε όλα τα στάδια των διαδικασιών. Επίσης κατά τον ίδιο τρόπο διασφαλίζεται η πορεία των αποστολών προς τον τελικό παραλήπτη, με μια σειρά αναφορών συμμόρφωσης , που μπορούν να εντοπίσουν μη συμμορφώσεις και να επιφέρουν ανάλογα διορθωτικά μέτρα. Στα παραπάνω αποτρεπτικά μέτρα , πρέπει επίσης να αναφέρουμε την προσεκτική επιλογή του προσωπικού (Διαδικασία Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού ΔΔΠ001 ) και την διαρκή ενημέρωση για το Απαραβίαστο του Απορρήτου , του οποίου οι Ταχυδρομικές Επιχειρήσεις είναι Θεματοφύλακες.
2.2 ΕΠΙΚΙΝΔΥΝΑ ΥΛΙΚΑ / ΑΡΣΗ ΤΟΥ ΑΠΟΡΡΗΤΟΥ
Η ΟΡΜΠΙΤ Ταχυμεταφορές Α.Ε δεν αναλαμβάνει την μεταφορά επικίνδυνων υλικών και απαγορευμένων ουσιών. Ο Διευθυντής του τμήματος εξαγωγών είναι επιφορτισμένος με την Διασφάλιση του Δικτύου της Εταιρείας από την εισαγωγή τέτοιων ταχ. αντικειμένων.
Σε περίπτωση Έκτακτης Ανάγκης όπου φέρονται να απειλούνται η Δημόσια Υγεία & Ασφάλεια , τα μέτρα Ασφαλείας και οι έλεγχοι στα απεσταλμένα ταχ. αντικείμενα ενισχύονται με σκοπό την προστασία του Δημοσίου συμφέροντος αλλά και της Υγείας & Ασφάλειας του προσωπικού.
Α. Η παραλαβή ταχυδρομικών αντικειμένων από άγνωστους χρήστες γίνεται κατόπιν ελέγχου των στοιχείων ταυτότητας και αναγραφή των στοιχείων στην Φορτωτική Αεροπορικής Μεταφοράς.
Β. Δεν διακινούνται σε καμία περίπτωση ταχυδρομικά αντικείμενα χωρίς πλήρη στοιχεία του αποστολέα.
Γ. Τα ταχυδρομικά αντικείμενα που παραλαμβάνονται από αγνώστους ή για πρώτη φορά χρήστες των υπηρεσιών της εταιρείας ,υποχρεούνται να προσκομίζονται ανοικτά προς έλεγχο.
Δ. Άρνηση του ελέγχου η της Ταυτοπροσωπίας του Αποστολέα/Κομιστή μπορεί να επιφέρει την άρνηση της Εταιρείας να διαχειριστεί την αποστολή.
Η ΟΡΜΠΙΤ ΤΑΧΥΜΕΤΑΦΟΡΕΣ Α.Ε λαμβάνει μέτρα ούτως ώστε το προσωπικό που είναι εξουσιοδοτημένο να παραλαμβάνει και να παραδίδει ταχυδρομικά αντικείμενα στο κοινό , είτε εποχούμενο (COURIERS) είτε στα σημεία υποδοχής, να είναι εκπαιδευμένο και ενημερωμένο στα θέματα απορρήτου και τις υποχρεώσεις της εταιρείας προς το κοινό και τα δικαιώματα του πολίτη.
Λαμβάνονται επίσης μέτρα για τον περιορισμό της πρόσβασης στα σημεία εναπόθεσης και διαλογής ταχυδρομικών αντικείμενων μόνο στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό.
Αναλυτικότερα η χώροι Παράδοσης & Παραλαβής , Διαλογής & Αποθήκευσης παρακολουθούνται και καταγράφονται από σύγχρονα συστήματα.
Η πρόσβαση στους χώρους αυτούς από το προσωπικό , διαβαθμίζεται ανάλογα με την περιγραφή Εργασίας του εργαζομένου. Κατάλληλα μέτρα φωτισμού των εξωτερικών χώρων και έγκαιρης προειδοποίησης μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης έχουν εγκατασταθεί , για την προστασία των εγκαταστάσεων και των Ταχ . Αντικειμένων. ( Διαδικασία Ασφαλείας ΔΔΠ007 )
Όλα τα παραπάνω γίνονται, πάντα με γνώμονα την εξυπηρέτηση του Πολίτη, ώστε να αποφεύγεται κάθε περιττή ταλαιπωρία, αλλά και να διασφαλίζεται η απρόσκοπτη πρόσβαση στις Ταχυδρομικές Υπηρεσίες.
Σε κάθε περίπτωση κατά την εφαρμογή περιοριστικών μέτρων ( π.χ Σε κατάσταση Εκτάκτου Ανάγκης ) διασφαλίζεται και εφαρμόζεται η Αρχή της Αναλογικότητας.
Επίσης έλεγχοι στο περιεχόμενο των εισερχομένων στη χώρα δεμάτων , είναι δυνατοί μόνον , κατ’ εντολή και επιτόπου παρουσία των αρμοδίων Αρχών , όπως Τελωνείο , Αστυνομία κ.λ.π. Ο δειγματοληπτικός Τελωνειακός έλεγχος γίνεται κατ’ εφαρμογή του Εθνικού & Κοινοτικού Τελωνειακού Κώδικα.
3. ΕΧΕΜΥΘΕΙΑ
Οι εργαζόμενοι της ΟΡΜΠΙΤ Α.Ε δεσμεύονται ( Διαδικασία Διαχείρισης Ανθρωπίνων Πόρων ΔΔΠ001 ) να τηρούν τα κάτωθι με σκοπό την διαφύλαξη του Απορρήτου των Επικοινωνιών.
1. Το περιεχόμενο και τον τρόπο αποστολής των ταχυδρομικών αντικειμένων.
2. Τα στοιχεία Αποστολέα και Παραλήπτη των ταχυδρομικών αντικείμενων.
3. Τα στοιχεία προσώπων που πραγματοποίησαν συναλλαγή με την ταχυδρομική επιχείρηση.
4.. Το γεγονός αποστολής ή παραλαβής ενός ταχυδρομικού αντικειμένου.
5. Τον τρόπο αποστολής.
6. Τις ταχυδρομικές σχέσεις προσώπων ή επιχειρήσεων.
7. Απαγορεύεται η παράνομη ιδιοποίηση ταχυδρομικού αντικειμένου.
8. Απαγορεύεται η αποσφράγιση ταχυδρομικών αντικειμένου παρά μόνον κατόπιν απαίτησης των αρμόδιων αρχών. Βλ. Τελωνείο κλπ.
9. Απαγορεύεται η ανάγνωση επιστολής που εμπεριέχεται σε ταχ. αντικείμενο.
10. Απαγορεύεται η παροχή πληροφοριών αναφορικά με τα στοιχεία του ταχ. αντικειμένου (αποστολέα, παραλήπτη, χρόνο αποστολής κ.λ.π)
Τα παραπάνω στοιχεία δεν πρέπει να ανακοινώνονται ούτε σε προσωπικό της Εταιρίας που λόγω θέσης δεν χρειάζεται να έχει πρόσβαση σε αυτού του είδους τις πληροφορίες.
Η ΟΡΜΠΙΤ Ταχυμεταφορές Α.Ε διασφαλίζει έτσι το επαγγελματικό και προσωπικό απόρρητο των συναλλασσόμενων πολιτών και επιχειρήσεων.
Προστατεύει επίσης στο βαθμό που της αναλογεί την Δημόσια Ασφάλεια και την ασφάλεια των μεταφορών.
Η Διοίκηση και το Ανθρώπινο Δυναμικό της Εταιρίας είναι δεσμευμένο στη τήρηση και ενδυνάμωση της παραπάνω Πολιτικής Διασφάλισης του Απορρήτου των Ταχυδρομικών Υπηρεσιών.
